Dinsdag 28 januari 2020, 19.00 uur Daelhemergroeve, Valkenburg
Welkom en opening
Aschwin Gulikers heet allen van harte welkom en opent de vergadering.
Een korte inleiding.
Dankzij de steun van veel ondernemers is de BIZ tot stand gekomen. Het bestuur heeft hier veel ‘voorwerk’ voor moeten doen aangezien aan strenge wet- en regelgeving moest worden voldaan. BIZ Valkenburg staat nu op een punt om de dingen, samen met de ondernemers, op te pakken. Tot nu toe zijn alle mogelijke kanalen gebruikt om alle ondernemers te bereiken en te informeren. Spijtig om te horen dat toch niet iedereen alle informatie heeft ontvangen. Zijn er opmerkingen, vragen, heeft iemand de informatie niet ontvangen, laat dit dan aan het bestuur weten. Voorts een korte voorstelronde van alle bestuursleden. Alle branches zijn in het bestuur vertegenwoordigd.
Structuur BIZ Valkenburg Deelnemersraad is er om:
• Ongeveer 2 x per jaar, bij een vooraf gepland, overleg aanwezig te zijn (verbeterpunten, aanpak-punten)
• Te fungeren als de ‘ogen en oren’ namens de BIZ (samen sterk). Dus graag gevraagd en ongevraagd advies geven aan BIZ-bestuur.
• Te fungeren als aanspreekpunt van en naar de citycoach (vacature is nog lopende).
• Actief mee te denken met de BIZ en inzicht geven en verkrijgen in het grotere geheel.
De DNR is niet verantwoordelijk voor besluiten. Hoe dit precies gaat werken zal zich nog uitwijzen.
Vraag: aan de ondernemers wordt nu gevraagd een bijdrage te leveren. Echter, er wordt niet concreet aangegeven waar het geld dan aan wordt uitgegeven. Aschwin Gulikers antwoordt hier op dat hiervoor een begroting is opgesteld. In aanloop naar de stemming voor de BIZ is de begroting aan iedereen gecommuniceerd (verzendlijst o.b.v. de lijst i.h.k.v. BsGW, deze heeft alleen de gemeente).
Roger Kleijnen licht de concept begroting nader toe. In de begroting is een voorstel gedaan waar het beschikbare budget in grote lijnen aan besteed zou kunnen worden. Bedragen worden toegewezen aan specifieke doeleinden. Hiervoor moeten aan de voorkant juiste keuzes worden gemaakt. Via de DNR wordt met de ondernemers besproken waar de voorkeur naar uit gaat. In het verleden bleek het meer dan eens dat het moeilijk was om ondernemers enthousiast te krijgen voor acties of activiteiten. Vandaar dat de DNR in het leven is geroepen om draagvlak te krijgen.
Citycoach: hierbij wordt meer gedacht aan iemand die kan verbinden, goed kan communiceren, luisteren en input bij de ondernemers kan ophalen. Daarnaast zijn er “handjes” nodig, mensen die met name in de uitvoering ondersteunen (werkgroepen).
Het bestuur moet een goede weg vinden bij het maken van keuzes. Horeca en retail hebben soms verschillende belangen. Bestuur probeert het voor iedereen zo goed mogelijk te doen en heeft daarbij de hulp en ondersteuning van de ondernemers nodig. Samenwerken is belangrijk, samen budgetten bij elkaar krijgen en bestedingen hiervan samen bepalen. Er komen ‘gebiedsbudgetten’; initiatieven vanuit de eigen straat/het eigen gebied kunnen bij het bestuur gemeld worden. Prioriteit wordt door DNR bepaald. Besluitvorming ligt bij het bestuur.
Living Statues: in hoeverre is er draagvlak voor indien dit evenement vanuit de BIZ wordt ondersteund? Merendeel van de aanwezigen geeft aan dat dit een evenement is dat wel in Valkenburg georganiseerd zou moeten worden. Opmerking ondernemer Grendelplein: Grendelplein zou ook bij dit evenement betrokken moeten worden. Nu gebeurt er niets. Er is veel horeca bij gekomen, de gemeente doet hier niets aan. Er mag niets georganiseerd worden indien de straat afgesloten moet worden. Roger Kleijnen legt uit dat hier nu juist de straatbudgetten voor gebruikt kunnen worden. Indien ondernemers Grendelplein samen pakken en een activiteit zouden willen, leg dit dan aan de BIZ voor. Bestuur BIZ kan niets doen aan beslissingen die door de gemeente worden genomen.
In de conceptbegroting is een voorstel gedaan voor een bijdrage aan bepaalde projecten: bloemenproject (met name het water geven van de bloembakken, eventueel stukje uitbreiding), Living Statues, Bokkenweken, ‘Back to School’(sept/okt), muzikanten/circus, modeshow (iets groter van opzet). Een deel van de begroting heeft nog geen concrete bestemming, vandaar de bijeenkomst van vandaag om te kijken welke richting we uit willen. Voorstel werkgroepen:
Sfeer en beleving
Marketing
Evenementen/activiteiten.
Bloemenplan: realisatie hiervan is te danken aan een paar ‘vrijwilligers’ (Maurice, Kujtessa, Joris) die de organisatie hiervan op zich hebben gepakt. In veel steden wordt dit vanuit een BIZ geregeld. Gemeente heeft aangegeven de kosten van het bewateren van de bakken niet op zich te nemen. Vandaar dat nu is voorgesteld hier vanuit de BIZ een bijdrage aan te doen, zodat dit geregeld wordt. Ondernemer Daalhemerweg geeft aan dat men geen profijt heeft van alles wat in het centrum plaats vindt. Rik Prinsen antwoordt hier op dat er “handen” nodig zijn om activiteiten te organiseren. Men moet niet naar de gemeente blijven wijzen. Budgetten binnen de BIZ zijn er nu; ondernemers moeten zelf ook de dingen oppakken.
De begroting wordt ter vergadering nog rondgedeeld. Eind van het jaar zal nog worden geëvalueerd; er zal dan ook een nieuwe begroting voor 2021 moeten worden opgesteld.
Vragen:
-Ferry Philippi: in de begroting staat nu een fors bedrag opgenomen voor Visit Zuid-Limburg. Is het hier niet mee eens. Wat doet Visit Zuid-Limburg hier voor? Nicole Schurgers geeft aan dat zij best bereid is om een keer een presentatie te geven van wat Visit Zuid-Limburg voor Valkenburg doet. Toelichting op het bedrag in de begroting is reeds gecommuniceerd in de folder die is uitgedeeld met het stembiljet. Daarnaast staat de informatie uitgebreid op de website van BIZ Valkenburg.
-Maurice Diederen: het zou goed zijn om ook een soortgelijke gids als de Pocketgids vanuit de BIZ te realiseren. Dan krijg je een gidsje waar iedereen in staat. De keuze hiervoor zal straks vanuit de werkgroep marketing moeten komen.
-Bijdrage Kerststad: bestuur BIZ Valkenburg is nog in overleg met bestuur Kerststad hierover. Voorstel was om de vriendenbijdrage vanuit de BIZ te doen. Dit staat los van sponsor- of andere bijdragen aan Kerststad.
Om 20.15 uur wordt er kort gepauzeerd. Bijeenkomst wordt om 20.35 uur hervat.
Deelnemersraad
Ter vergadering wordt een oproep gedaan wie zich eventueel zou willen aanmelden als lid van de DNR. Een 10-tal aanwezigen meldt zich hiervoor aan. De DNR zal op korte termijn bij elkaar komen. De komende maand wordt naar alle ondernemers gecommuniceerd wie zitting heeft in de DNR. Werkgroepen moeten dan nog gevormd worden.
Bestuur heeft nu een voorstel gedaan voor de werkgroepen: marketing, sfeer en beleving, evenementen en activiteiten. Indien er andere ideeën zijn, meldt dit dan bij het bestuur. DNR denkt mee met het bestuur en adviseert het bestuur over de verdeling van de budgetten. De werkgroepen zorgen straks voor de uitvoering. Indien er onderwerpen zijn die door het bestuur besproken moeten worden kan DNR dit aangeven. Het zal zich moeten uitwijzen hoe het allemaal gaat werken.
Looptijd: de BIZ is er voor 5 jaar. Als het om evenementen gaat dan zou een bijdrage voor langere tijd kunnen worden vastgesteld. Er zal elk jaar een evaluatie plaats vinden. Enerzijds kan een stuk gewaarborgd worden, anderzijds is het afhankelijk van een evaluatie of je dit ook moet/gaat doen. Belangrijkste is dat de dingen samen worden gedaan.
Vragen
Wat is de doelstelling, waar wil je naartoe met de organisatie? Er is geen 0-meting gedaan. Het bestuur streeft er naar dat alle deelnemers over 5 jaar zo enthousiast zijn over de werking van de BIZ dat volmondig ‘ja’ wordt gezegd tegen een nieuwe BIZperiode. Het bestuur heeft in ieder geval een goede band met de gemeente en heeft structureel overleg. Bestuur wordt als een volwaardige gesprekspartner gezien en in een vroegtijdig stadium bij dingen betrokken. Het is gemakkelijker met de gemeente te zoeken naar een stukje co-creatie (bijdragen vanuit BIZ èn gemeente vragen). E.e.a. zal verder nog moeten groeien.
Presentatie Visit Zuid-Limburg: Ferry Philippi stelt zijn bedrijf als locatie hier graag voor beschikbaar.
Citycoach: zijn er al sollicitaties geweest? Het bestuur heeft een gesprek met een citymanager gehad die dit in o.a. Roermond heeft gedaan. Daaruit bleek nogmaals dat we geen “manager” zoeken, maar iemand die ‘hands-on” wil meehelpen met onder andere het organiseren van activiteiten. Dat scheelt bovendien in de kosten. Voorkeur is uitgesproken voor iemand die met name in de uitvoering bezig is, een ‘verbinder’, iemand die gemakkelijk contacten legt, waar iedereen bij terecht kan. Mocht iemand nog een kandidaat weten, geef dit dan aan het bestuur door. Ferry Philippi weet wel iemand, zal met het bestuur nog een afspraak maken.
Kappers/dienstverleners: doen nu niet mee met de BIZ (alleen horeca, detailhandel, attracties). Mogelijkheden voor andere branches om te participeren worden nog onderzocht. Op dit moment is de BIZ gehouden aan de gegevens/lijst van de gemeente o.b.v. de BsGW.
Sluiting
Aschwin Gulikers bedankt allen voor komst en constructieve inbreng. De bijeenkomst wordt om 21.00 uur beëindigd